Лучшее в фрилансерской работе это то, что вы свободны в создании вашего собственного графика и правил. Однако это может быть и плохим фактором. Без нормально структурированного офисного пространства многие фрилансеры в конце дня могут задуматься – куда же делось все их время. Может быть трудно получить максимальную пользу от всего рабочего дня. Чтобы помочь таким фрилансерам, мы хотим представить некоторые простые пути для увеличения продуктивности.
1. Создайте график работ
Определитесь с рабочими часами
Определение рабочих часов создает ощущение отчетности перед собой и ставит контроль над рабочими часами, заставив вас меньше тратить время зря.
Создайте четко сформулированный график и следуйте ему. Если вы решите начать работать в 8 часов утра, тогда вставайте вовремя, примите душ, оденьтесь и начните работу вовремя. Поход сонными шагами, в пижаме в ваш рабочий кабинет не создаст настроение для продуктивной работы. Следуя этим правилам вы с удовольствием заметите, что ваша продуктивность намного возросла.
Делайте перерывы
Как показали исследования, люди, которые делают небольшие перерывы во время рабочего дня, успевают делать намного больше. Трата нескольких минут вдали от рабочего места и рабочей обстановки, возвратит вас на рабочее место более свежим и с готовностью начать следующее задание. Пойдите погулять, съешьте какой-нибудь гамбургер или доберитесь до ближайшей кофейни. В своем графике оставьте пол часа или час на такой отдых. Пропуск такого перерыва оставит вам больше времени на работу, но работа с пустым желудком ведет к слабой концентрации. Вы должны сфокусироваться больше на качестве, чем на количестве. Тридцать минут сфокусированной работы намного лучше, чем час рассеянной.
2. Планируйте
Определите цели
Без целей мы скоро осознаем, что бесцельно идем по жизни. Цели держат нас на пути с чистым видением того к чему мы идем. Определите для себя цели краткой, средней срочности и долгосрочные. Более конкретно — чего вы бы хотели достичь на этой неделе, в этом месяце, в этом году. Долгосрочные цели помогают определиться с краткосрочными целями. Некоторое время подумайте над тем, чего же все таки вы хотите достичь, потом все это напишите.
Создайте списки заданий
Используйте список своих недельных задач для того, чтобы создать ежедневные списки задач. Вы может использовать любые инструменты создания таких списков задач, как локальные, так и он-лайн. Или вы можете использовать старенький карандаш и бумажку. Вне зависимости от того, какой метод вы используете, планирование рабочего дня важно для фокусирования на работе. Создайте список задач для следующего дня в конце каждого дня и следуйте этому списку.
Разбейте большие задачи на более мелкие
Когда создаете свой список задач, не надо писать слишком объемные понятия и действия, например “Поработать над статьей о продуктивности” или “Поработать над дизайном логотипа”. Конкретизируйте, например “Сделать исследование для статьи о продуктивности” или “Определить концепцию логотипа”. Когда вы конкретны, вы сужаете область выполняемой задачи, тем самим работая более эффективно. Оставьте общие определения для списка своих целей.
Отслеживайте время
Несколько хороших приложнией для отслеживания времени помогут вам в управлении вашим рабочем временем. Важно знать, мудро ли вы используете ваше время. Записывайте сколько времени вы тратите на выполнение задач — вы будете удивлены, узнав сколько же времени вы тратите впустую. Знание того, сколько времени уходит на выполнение каждой из задач поможет вам лучше планировать ваши дни, ведя к большей эффективности.
Оцените качество своего исполнения
В конце рабочего дня посмотрите как вы справились с задачами этого дня. Сумели ли вы сделать все, что намеревались делать в этот день? Если нет, почему? Оценка качества исполнения — критически важный шаг к улучшению продуктивности. Поставьте перед собой реалистичные, но манящие цели и честно оцените свое исполнение, чтобы определить, есть ли место для улучшений.
3. Сконцентрируйтесь
Выполняйте по одной задаче
Многозадачность переросла от компьютерного термина и стала частью нашего ежедневного лексикона. Многие люди считают, что можно сделать многое, выполняя много задач одновременно. Это высказывание может быть далеко от истины. Фактически, выполнение по одной задаче с полным вниманием намного лучше чем выполнение двух задач с половиной внимания на каждой из них. Разделение концентрации между несколькими задачами, ведет только к разделенному качеству и фактически к меньшей продуктивности. Выполняйте только по одной задаче, и вы заметите, что ваша продуктивность возрастает вместе с качеством работы.
Ограничьте время, которое вы тратите на веб-серфинг
Выделите некоторое время для веб-серфинга и используйте его непосредственно для работы. Используйте приложение для чтения RSS каналов, чтобы получить новый контент с интересующих вас сайтов и блогов. Это намного эффективнее, чем посещать эти сайты несколько раз за день, чтобы увидеть было ли что новое опубликовано или нет. Если вы уже используете приложение для чтения RSS каналов, тогда вам наверное надо будет пройтись по всем каналам, которые у вас есть и оставить из них только те, которые вам реально интересны.
Не отвлекайтесь
Определите время дня для проверки почты и социальных сетей. Это лучше чем оставлять ваш почтовый клиент и Twitter открытым, тем самим отвлекаясь на них по несколько раз за день. Определитесь, сколько именно времени вы готовы тратить на них. Например, вы можете решить проверять почту и отвечать на письма два раза в день. Как вы думаете, что будет лучше, отвечать на 30 писем периодически за весь день или читать и отвечать на них вкратце всем вместе?
4. Будьте организованы
Объедините свои электронные почтовые ящики
У многих из нас есть по несколько электронных почтовых ящиков, которые мы используем для разных целей. Зачем же не собрать всю почту в одном месте? Зарегистрируйте учетную запись Gmail если у вас такового еще нету. Он бесплатен и наверное лучший в своем роде. Как только вы завершите регистрацию учетной записи, вы можете настроить его для получения писем со всех своих остальных адресов электронной почты. Также вы можете настроить фильтры получаемых писем. Теперь вы можете работать со всей получаемой почтой в одном удобном месте.
Используйте ярлыки для организации почты
В Gmail вместо папок используются ярлыки. Ярлыки работают так же как и папки с той разницей, что письмо может иметь сразу несколько ярлыков вместо того, чтобы находится в одной папке. Настройте ярлыки (или папки, если не используете Gmail) с именем «Срочно», чтобы разделить важные письма. В Gmail вы даже можете ставить эти ярлыки автоматически, при получении писем вместо того, чтобы сделать это вручную.
Обновите ваши учетные записи социальных сетей все сразу
Социальные сети — хороший способ для фрилансера для нахождения новых клиентов, общения с коллегами, получения новостей о нововведениях в своей области. У многих из нас есть учетные записи на нескольких сайтах социальных сетей, таких как Twitter, Facebook и Flickr. Простой серфинг по всем этим сайтам уже затруднителен, не говоря уже о потере времени. Почему бы тогда не обновить их все сразу, вместо того, чтобы зайти в каждый сайт по отдельности и написать там запись? При помощи агрегаторов социальных сетей вы не только можете написать посты на этих сайтах социальных сетей, но также и читать что там пишут ваши друзья и коллеги, все в одном месте.
5. Обустройте ваш офис надлежащим образом
Уважайте свой офис
Держите офис чистым. На рабочем столе оставьте только нужные вещи – компьютер, телефон, принтер и т.д. Разбросанные вещи на столе негативно влияют на ваше настроение, которое потом отразится на вашей работе. Уделите этому время и расставьте все вещи на свои места, оставив нужные вам вещи на рабочем столе. Поиск нужных вещей, ходьба к принтеру до другого конца комнаты может увеличить потраченное зря время.
Создайте комфорт
Сделайте ваш офис комфортным, открывая окно ярким солнечным днем или же включив вашу любимую музыку. Ваш офис не должен выглядеть как сырая темница, где вы будете чувствовать себя рабом. Вам должно нравиться находится там. Потратьте немного денег на эргономичное кресло, клавиатуру и мышку. Боль в спине не сделает вас более продуктивным. Исследуйте эргономику для того чтобы узнать как создать комфортный офис.
Будьте мобильны
Один из достоинств фрилансинга, это то, что вы не обязаны всегда работать в одном и том же месте. Если вы чувствуете себя не очень комфортно, измените обстановку, работая в местной кофейне, книжном магазине или в парке. Изменение обстановки может хорошо отразиться на вашей продуктивности, и многие города имеют бесплатные пункты доступа WiFi. Просто возьмите свой ноутбук — и в путь!
6. Получите помощь
Аутсорсинг
Наймите ассистента. Будет намного лучше платить деньги ассистенту для работы с документами и накладными, чем тратить на это занятие ваше рабочее время. Дайте заняться налогами профессионалу: бухгалтер сделает эту работу на профессиональном уровне и вам не надо будет беспокоиться об этом. Существует много услуг для хозяев малого бизнеса. Какой из них нужен вам?
Учитесь у других фрилансеров
Почаще заходите на форумы фрилансеров. Хорошая порция знаний и новых идей каждый день добавляются на форумы. Вы сможете узнать как лучше работать с клиентами и какое же самое лучшее приложение для создание накладных. Станьте членом сообщества и получите преимущества коллективного опыта фрилансеров, таких же как вы.
